Meetings und Sitzungen müssen sein, um in den komplexen Situationen in Unternehmen die richtigen Entscheidungen zu treffen. Der notwendige Sachverstand dazu befindet sich in mehreren Köpfen. Umgesetzt werden Entscheidungen dann am schnellsten, wenn möglichst viele Betroffene auch an ihnen beteiligt werden.

Trotz dieser hohen Bedeutung wird die Effizienz und Effektivität von Sitzungen im Sinne eines – sonst durchaus üblichen – kontinuierlichen Verbesserungsprozesses selten überprüft. Nicht alle Ressourcen werden genutzt, Entscheidungsprozesse dauern zu lange, Teilnehmer sind nicht durchgängig engagiert, Entscheidungsfindungen sind nicht transparent, die Sitzungsleitung ist überfordert, der richtige Einsatz von Video- Telefon- und Präsenzmeetings wird nicht überprüft und anderes mehr.

Mit der Begleitung von Meetings werden solche Mängel aufgespürt, mögliche Verbesserungen vorgeschlagen, gemeinsam diskutiert und in einem abgestimmten Verfahren implementiert.
Damit wird ein Besprechungsmanagement eingeführt, das alle Ressourcen möglichst optimal nutzt und sich an veränderte Bedingungen anpassen lässt.

Die Vorgehensweise wird im Vorhinein mit der Sitzungsleitung abgesprochen. Der übliche Ablauf stellt sich folgendermaßen dar (und wird nach Bedarf angepasst):

  • Ich nehme an einem Meeting teil und habe die Unterlagen, die die Teilnehmer bekommen haben, ebenfalls erhalten.
  • Meine Rolle: Beobachter, der nicht eingreift
  • Nach Beendigung des offiziellen Meetings wird ein kurzer Fragebogen an die Teilnehmer ausgeteilt, den diese sofort ausfüllen mögen – ebenso für die Sitzungsleitung.
  • Nach der Auswertung werden am gleichen Tag entweder gemeinsam mit allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen oder nur mit der Sitzungsleitung in einem KVP-Prozess Verbesserungspotentiale aufgespürt und ein Maßnahmenplan für die nächsten Meetings erarbeitet.
  • Dieser Maßnahmenplan wird überprüft und angepasst.